通知公告

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关于做好2018年文件材料立卷归档工作的通知

时间:2018-04-10  信息来源:   点击: 次

各单位、各部门:

为顺利完成2017年度文件材料立卷归档工作,现将有关事项通知如下:

(一)文件材料立卷归档范围

凡是在2017年学校党群、行政、教学、科研、产品、外事、基建、资产设备管理、财务会计、出版发行等各项工作及活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体、实物等不同形式不同储存介质的历史记录均属归档范畴,往年应归档但尚未归档的文件材料,电子档案与纸质档案同步归档,同时提供电子与纸质的卷内目录。

各单位应归档的文件材料具体范围参见《济宁学院档案管理制度汇编》。

(二)立卷归档时限

2017年度的文件材料集中归档时间为4月10日至4月27日,学籍档案可推迟到6月30日。请各单位、各部门按时做好立卷归档工作。

(三)立卷归档要求

按照档案管理相应的法律、法规及行业标准规范,我校继续实行部门预立卷制度。各单位、部门的分管领导及兼职档案员负责本单位、部门各类文件材料的收集、整理和归档工作,并对立卷归档文件材料的完整性、准确性、及时性负责。

卷内目录一律采用宋体小四号字、题名加粗、A4纸打印。纸质及电子档案移交时需同时提供档案移交目录两份,由分管档案工作的领导签字并加盖单位公章。表格由档案馆网站首页《下载中心》栏目选取。

各单位、各部门对归档材料审核无误、加盖公章后移交;结业学生信息应在学籍上有所标注,待毕业时补交相应的证明材料,以保证学籍档案的真实完整。

立卷归档的具体要求请参见《济宁学院档案管理制度汇编》。

(四)其他事项

在立卷归档过程中,如遇业务问题请与档案馆相关人员联系,档案馆负责业务指导。

联系电话:3196072 办公室:行政楼A109

 

                                                                                   档案馆

                                                                               2018年4月10日

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